Das Deutsche Historische Institut Warschau, ein Institut der Max Weber Stiftung mit Sitz in Bonn, sucht zum 1. Februar 2025 eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter in Teilzeit (0,5 Stelle) für das Sekretariat. Dienstort ist Warschau, Aleje Ujazdowskie 39. Der Arbeitsvertrag wird nach der Probezeit zunächst auf 2 Jahre befristet, eine Verlängerung im Anschluss ist ggf. möglich.
Die Tätigkeit umfasst hauptsächlich folgende Bereiche:
- Bearbeitung ausgewählter Korrespondenz des Instituts;
- Mitwirkung bei der Konzeptualisierung und Organisation von Veranstaltungen;
- Koordination von Institutsterminen, Kalendereinträgen und Terminvereinbarungen
- Koordination interner Kommunikation am Institut;
- organisatorische Unterstützung der Direktion;
- organisatorische Betreuung von Institutsgästen (z. B. Hotelreservierung, Koordination von Reiseplänen);
- Protokollführung bei Besprechungen in polnischer, deutscher und englischer Sprache.
Die Bewerberinnen und Bewerber müssen folgende Qualifikationen mitbringen:
- sehr gute Kenntnisse der polnischen, deutschen und englischen Sprache;
- Kenntnisse von Windows 11 sowie MS Office oder MS Office 365 mit besonderem Schwerpunkt auf Word, Excel, Outlook;
- höfliches Auftreten;
- gutes Zeitmanagement, Planungs- und Organisationsvermögen;
- Sozialkompetenz und Teamfähigkeit;
- Bereitschaft zur Entwicklung sprachlicher und digitaler Kompetenzen.
Darüber hinaus wünschenswerte Qualifikationen:
- Berufserfahrung als Sekretärin/Sekretär, Assistentin/Assistent;
- Berufserfahrung in einer wissenschaftlichen Einrichtung;
- Interesse an Wissenschaft, insb. Geschichtswissenschaft.
Die arbeitsvertraglichen Bedingungen richten sich nach polnischem Recht. Die Vergütung richtet sich nach dem angewandten Vergütungsschema der Deutschen Botschaft Warschau für Lokalbeschäftigte. Das Anfangsgehalt bei 0,5 Stelle beträgt monatlich 5 765,50 PLN brutto.
Wir bieten moderne Arbeitsbedingungen, z. B. flexible Arbeitszeiten in Absprache mit den Vorgesetzten, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Aufgaben in einem kompetenten und kollegialen Umfeld, ein 13. Monatsgehalt als Sonderzahlung, Urlaubsgeld, Abonnement bei einem der größten polnischen Praxis- und Krankenhausverbünde, Unterstützung bei Einarbeitung, Sprach- und Computerkurse nach Absprache mit den Vorgesetzten.
Vor der Einstellung ist eine Gesundheitsuntersuchung erforderlich. Ihre Bereitschaft zur Mitwirkung wird vorausgesetzt.
Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit folgenden Unterlagen:
- Motivationsschreiben in polnischer, deutscher oder englischer Sprache;
- Lebenslauf in polnischer, deutscher oder englischer Sprache;
- Ausbildungsnachweise, Zeugnisse, Nachweise zu Sprachkenntnissen;
- Empfehlungsschreiben früherer Arbeitgeber;
- Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten
bis einschließlich 20. Dezember 2024 ausschließlich per E-Mail (Achtung: Datenanhang nicht größer als 10 MB) an: bewerbungen@dhi.waw.pl.
Wir leben Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von kultureller, sozialer oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung nach den gesetzlichen Vorgaben bevorzugt berücksichtigt.
Für Rückfragen zum Bewerbungsverfahren stehen wir Ihnen unter bewerbungen@dhi.waw.pl gern zur Verfügung.
Bewerberinnen und Bewerber, die in eine engere Auswahlentscheidung einbezogen werden, werden zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch eingeladen. Die Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich im Januar 2025 statt. Die Gespräche finden auf Polnisch, Deutsch oder Englisch statt, wobei Kenntnisse aller drei Sprachen geprüft werden. Eine Erstattung von Reisekosten im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren ist leider nicht möglich.
Weiterführende Informationen über das Institut finden Sie unter www.dhi.waw.pl.
Die personenbezogenen Daten, die die Bewerberinnen und Bewerber in Ihrem Lebenslauf und anderen im Zusammenhang mit dieser Stellenausschreibung eingereichten Unterlagen angeben, werden gemäß der Datenschutz-Grundverordnung und der Datenschutzrichtlinie der Max Weber Stiftung erhoben, verarbeitet und gespeichert.
