Das Deutsche Historische Institut Warschau, eine Einrichtung der Max-Weber-Stiftung mit Sitz in Bonn, plant, ab dem 1. März 2026 eine Vollzeitkraft in der Verwaltungsabteilung einzustellen. Der Arbeitsort ist Warschau, Aleje Ujazdowskie 39. Der Vertrag wird zunächst auf zwei Jahre befristet abgeschlossen, mit Option auf Entfristung.

Aufgabenbereiche:

I. Betreuung der Mitarbeiter:innen in Personalangelegenheiten auf Grundlage des polnischen Arbeitsrechts:

• Führung von Personalakten
• Erstellung und Erfassung von Arbeitsverträgen
• Organisation von Schulungen im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
• Überweisung von Mitarbeiter:innen zu arbeitsmedizinischen Untersuchungen
• Erstellung von Gehaltsabrechnungen, Personal- und Gehaltsberichten in Zusammenarbeit mit einem externen Buchhaltungsbüro
• Überwachung der Arbeitszeiterfassung, einschließlich der Überprüfung von Abwesenheiten, Überstunden und Urlaub
• Zusammenarbeit mit Behörden und Institutionen (ZUS, PIP, Finanzämter)
   

II. Buchhaltung:

• Eingabe von Rechnungen, Gehältern und anderen Dokumenten in das Buchhaltungssystem
• Überprüfung der formalen und buchhalterischen Richtigkeit der Dokumente
• Vorbereitung und Eingabe von Banküberweisungen
• Kassenführung
• Abrechnung der Grundsteuer
   

III. Sonstige Verwaltungsaufgaben:

• Vorbereitung von zivilrechtlichen und anderen Verträgen gemäß den Institutsrichtlinien sowie deren Abrechnung, Erfassung und Registrierung
• Korrespondenz (in Papierform und per E-Mail), Erstellung von Schreiben und Dokumenten in polnischer und deutscher Sprache
• Abrechnung von Inlands- und Auslandsdienstreisen
   

Erforderliche Voraussetzungen:

• Hochschulabschluss (bevorzugt: Verwaltung, Buchhaltung und Finanzen)
• mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in ähnlicher Funktion
• Grundkenntnisse des Zivil-, Arbeits- und Steuerrechts
• grundlegende Buchhaltungskenntnisse
• Kenntnisse des MS Office-Pakets
• sehr gute Polnischkenntnisse
• sehr gute Deutschkenntnisse
• Engagement, Genauigkeit und Pünktlichkeit
• Teamfähigkeit
• Bereitschaft zur Entwicklung sprachlicher und weiterer Kenntnisse
   

Darüber hinaus wünschenswerte Qualifikationen:

• Arbeitserfahrung in deutschen oder polnischen öffentlichen Institutionen
• Englischkenntnisse
   

Die arbeitsvertraglichen Bedingungen richten sich nach polnischem Recht. Die Vergütung richtet sich nach dem angewandten Vergütungsschema der Deutschen Botschaft Warschau für Lokalbeschäftigte. Das Anfangsgehalt beträgt 11.531,00 PLN brutto monatlich.

Wir bieten moderne Arbeitsbedingungen z.B. flexible Arbeitszeiten sowie ein vielfältiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem kompetenten und kollegialen Team, die Zahlung einer Sonderzulage in Form eines 13. Gehalts, Urlaubsgeld, ein Abonnement bei einem der größten polnischen Praxis- und Krankenhausverbünde, Unterstützung bei der Einarbeitung, Sprachkurse und andere Weiterbildungen nach Absprache mit den Vorgesetzten.
 

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit:

• einem Anschreiben in polnischer oder deutscher Sprache
• einem Lebenslauf in polnischer oder deutscher Sprache
• Zeugnissen und Sprachzertifikaten
• Empfehlungsschreiben früherer Arbeitgeber
• Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten
   

in einer Datei (Hinweis: Die Größe des Anhangs darf 10 MB nicht überschreiten) bis zum 3. Dezember 2025 an bewerbungen@dhi.waw.pl.

Wir leben Vielfalt und begrüßen daher über alle Bewerbungen - unabhängig von kultureller, sozialer oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung nach den gesetzlichen Vorgaben bevorzugt berücksichtigt.

Für Rückfragen zum Bewerbungsverfahren stehen wir Ihnen unter bewerbungen@dhi.waw.pl gern zur Verfügung.

Bewerber:innen, die in die engere Auswahl einbezogen werden, werden zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch eingeladen, das voraussichtlich in der zweiten Dezemberwoche 2025 in polnischer und deutscher Sprache stattfindet.

Weiterführende Informationen über das Institut finden Sie unter www.dhi.waw.pl.

Die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens übermittelten personenbezogenen Daten der Bewerber:innen werden gemäß der DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) und den Datenschutzrichtlinien der Max-Weber-Stiftung erhoben, verarbeitet und gespeichert.